Cùng với toàn Thành phố, xã Sơn Đồng đang triển khai chiến dịch 90 ngày "làm sạch, làm giàu dữ liệu đất đai" trên địa bàn nhằm số hóa, đồng bộ và chuẩn hóa cơ sở dữ liệu đất đai.
Để chiến dịch này diễn ra thuận lợi, người dân cần mang giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở (sổ đỏ, sổ hồng); căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân.
Đây là hai loại giấy tờ quan trọng nhất và cũng là cơ sở pháp lý trực tiếp xác định quyền sử dụng đất cũng như nhân thân của chủ sử dụng đất, để cơ quan chức năng tiến hành quét, đối chiếu và nhập dữ liệu
Trong nhiều trường hợp cụ thể, người dân có thể cần cung cấp thêm giấy tờ bổ sung. Ví dụ như hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, văn bản thừa kế, quyết định giao đất hoặc cho thuê đất… Những tài liệu này không phải lúc nào cũng bắt buộc, nhưng sẽ rất cần thiết nếu cơ quan chức năng cần xác minh tính liên tục và hợp pháp của quyền sử dụng đất.
Trong một số trường hợp đặc biệt, việc cung cấp giấy tờ khác là điều kiện cần thiết để quá trình đồng bộ dữ liệu được chính xác. Chẳng hạn, nếu thửa đất chưa có sổ đỏ thì người dân nên xuất trình hồ sơ pháp lý hiện có như giấy tờ mua bán viết tay, giấy kê khai, biên lai nộp thuế hoặc xác nhận của chính quyền địa phương.
Nếu chủ sử dụng đất đã mất, người thừa kế cần chứng minh quyền của mình thông qua giấy khai sinh, giấy chứng tử hoặc văn bản thừa kế hợp pháp. Trường hợp đất đang có tranh chấp, người dân vẫn phải kê khai, song hồ sơ sẽ được phân loại riêng để xử lý sau.
Khi UBND xã có thông báo, các chủ sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất cần chủ động phối hợp, cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ liên quan để chính quyền thu thập, quét (scan) tài liệu theo quy định.
Đối với những trường hợp giấy chứng nhận đã mất, bị hỏng hoặc chưa được cấp, người dân nên sớm liên hệ Văn phòng đăng ký đất đai hoặc UBND phường, xã nơi có đất để được hướng dẫn thủ tục cấp mới hoặc cấp lại theo quy định pháp luật.
Ngoài ra, khuyến khích người dân sử dụng dịch vụ công trực tuyến nhằm tra cứu thông tin, cập nhật dữ liệu và theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ. Việc này không chỉ giúp giảm bớt thời gian đi lại mà còn góp phần bảo đảm công khai, minh bạch và nâng cao hiệu quả quản lý dữ liệu đất đai.
Nói cách khác, trong hầu hết các trường hợp, người dân chỉ cần chuẩn bị sổ đỏ hoặc sổ hồng cùng căn cước công dân, còn các giấy tờ khác chỉ cần bổ sung khi rơi vào tình huống đặc biệt. Đây là cách để quá trình xác thực diễn ra thuận lợi, nhanh gọn, đồng thời bảo đảm quyền lợi của người dân được ghi nhận chính xác trong hệ thống dữ liệu đất đai số./.