Kế hoạch nhằm tiếp tục nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tăng cường quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ; phát huy vai trò, vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ trong hoạt động phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, của Thành phố và trong công tác chỉ đạo, điều hành hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Nâng cao trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Đẩy mạnh chuyển đổi số trong công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2024 và các văn bản hướng dẫn thi hành. Gắn công tác văn thư, lưu trữ với xây dựng chính quyền số và quản trị dữ liệu số; thực hiện chuẩn hóa hồ sơ, tài liệu điện tử; bảo đảm kết nối, liên thông và chia sẻ dữ liệu giữa Hệ thống Quản lý văn bản và Điều hành, Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành của Thành phố.
Thực hiện chỉnh lý, sắp xếp, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu và phát huy hiệu quả giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho công tác quản lý điều hành và các nhu cầu của tổ chức, cá nhân.
Các nhiệm vụ trọng tâm
(1) Rà soát, thống kê, phân loại toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp; chỉnh lý dứt điểm tài liệu tồn đọng và lựa chọn số hóa tài liệu sau khi đã chỉnh lý hoàn chỉnh; bảo quản tập trung an toàn tài liệu. (2) Đẩy mạnh việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử Thành phố. (3) Triển khai, vận hành ổn định Hệ thống và cập nhật dữ liệu vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tập trung của cơ quan, tổ chức. (4) Thực hiện chuẩn hóa dữ liệu hồ sơ, tài liệu điện tử; xây dựng bộ siêu dữ liệu lưu trữ và cập nhật thông tin siêu dữ liệu cho hồ sơ, tài liệu; phân loại, gắn mã định danh nhằm phục vụ quản lý tập trung, khai thác, chia sẻ và tích hợp dữ liệu.
Các nhiệm vụ thường xuyên
Tiếp tục đẩy mạnh và đổi mới công tác tuyên truyền, phổ biến bằng nhiều hình thức các văn bản mới quy định về văn thư, lưu trữ của Nhà nước gồm: Luật Lưu trữ năm 2024, Nghị định, Thông tư và các văn bản hướng dẫn có liên quan về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ tới công chức, viên chức của các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý.
Sở Nội vụ xây dựng, ban hành các văn bản quản lý, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định. Xây dựng Kế hoạch, chương trình, nội dung và tổ chức tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức thuộc Thành phố.
Thực hiện việc quản lý văn bản đi, văn bản đến và nâng cao chất lượng soạn thảo, ban hành văn bản đúng thẩm quyền, đúng thể thức, kỹ thuật trình bày theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư.
100% thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, phát hành văn bản hoàn toàn trên môi trường điện tử trừ những văn bản thuộc bí mật nhà nước.
Tăng cường bảo quản an toàn, tập trung hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức trước khi thực hiện sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 02 cấp.
Tập trung chỉnh lý, số hóa tài liệu theo Đề án "Xây dựng cơ sở dữ liệu dùng chung từ số hóa tài liệu tập trung của các cơ quan trên địa bàn thành phố Hà Nội".
Thực hiện nghiêm quy định của Luật bảo vệ bí mật nhà nước; các Nghị định, Thông tư hướng dẫn thi hành và quy chế bảo vệ bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức trong công tác văn thư, lưu trữ.
Thực hiện các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ lịch sử, kiểm soát chặt chẽ các nguy cơ gây ảnh hưởng đến an toàn tài liệu, đảm bảo tính nguyên vẹn và kéo dài tuổi thọ tài liệu; đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.